La recherche d’une solution pouvant leur faciliter la vie, est le leitmotiv de nombreux entrepreneurs aujourd’hui. Pour ce faire, ils recherchent des outils pouvant leur permettre de gagner du temps. Le but de tout ceci est d’avoir la possibilité de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes, reposant sur une forte valeur ajoutée. La plateforme Zapier apparait alors comme une solution qui répond à ce besoin. Il s’agit notamment d’un service permettant de se connecter aux applications. Vous avez besoin d’un outil pour vite évoluer dans vos tâches ? Nous vous expliquons ici comment utiliser Zapier.
Zapier : qu’est-ce que c’est ?
Zapier est un outil performant, qui vous donne la possibilité de connecter des applications entre elles. Il s’agit d’un service web qui sert d’intermédiaire entre plusieurs applications. Zapier dispose de plus de 500 applications différentes, et facilite la tâche à de nombreuses personnes. Chacune de ces applications dispose d’un couple de déclencheurs, ainsi que des actions. Pour rappel, un seul déclencheur peut assurer plusieurs actions à la fois.
Avec le service Zapier, vous avez accès à un nombre illimité de zaps, qui vous permettent d’optimiser l’automatisation de vos tâches. Zapier apparait alors comme un véritable outil d’automatisation de tâches. Ainsi, le service zapier fait partie des outils d’automatisations, les plus performants qui existent. Pour l’utilisation de l’outil zapier, les applications que vous souhaitez connecter doivent avoir des APIs tels que : Dropbox ou encore Gmail.
Pour télécharger de façon automatique des pièces jointes depuis votre messagerie Gmail, vers un dossier de votre interface Dropbox, vous n’aurez qu’à faire un couplage des deux programmes. Le tout se fait grâce à un zap. Par ailleurs, en voulant opter pour un outil d’automatisation de tâches, vous pourrez faire un comparatif. Make est aussi un outil, qui joue le même rôle, mais avec des procédés différents. Si vous souhaitez choisir make ou zapier, il vous suffit de voir le mode d’emploi de zapier qui est accessible, et les avantages qu’il propose.
Mode d’emploi de l’outil zapier
Zapier vous donne la possibilité de faire usage de plus de 1500 applications. Les plus courantes sont : Pinterest, Gmail, Google drive, YouTube, LinkedIn, etc. Pour profiter au mieux des différentes fonctionnalités de l’outil, il vous revient de vous inscrire sur la plateforme, et d’y créer un compte. Par la suite, la plateforme vous demandera de choisir 5 applications que vous utilisez régulièrement.
Après cette étape, vous aurez la proposition des zaps les plus utilisés, selon votre sélection. Pour accéder à la fonctionnalité zap multi-étapes, vous pourrez souscrire à l’offre premium. Il est important de rappeler qu’un zap normal relie deux applications seulement. Avec l’option premium, il vous sera possible de connecter plusieurs applications.
Création d’un zap : comment procéder ?
Lorsque vous voulez enregistrer de façon automatique des pièces jointes de votre compte Gmail, sur Google Drive, voici comment procéder :
- Commencez par sélectionner votre application qui est en l’occurrence Gmail ;
- Choisissez ensuite le zap ou le déclencheur d’action parmi ceux proposés par zapier ;
- Maintenant, sélectionnez le compte sur lequel vous recevez vos courriers ;
- Faites le choix d’un dossier où vos pièces jointes seront enregistrées ;
- Terminez en choisissant le format de présentation selon vos besoins.
Vous avez la possibilité de personnaliser le fonctionnement du déclencheur, pour qu’il puisse tenir compte d’un destinataire spécifique, ou d’un dossier de réception précis. L’outil zapier effectue par la suite un test afin de déterminer si l’action que vous menez est conforme à la configuration que vous attendez. Après cette action, la plateforme vous demandera de confirmer et de valider votre action. Il vous est possible de finaliser cette action sur le champ ou ultérieurement.
Après avoir validé, vous obtenez un zap à la hauteur de vos attentes. Si vous voulez créer d’autres zaps, vous n’aurez qu’à refaire la même procédure. En connectant vos applications entre elles, vous aurez plus de facilité dans certaines actions comme : l’envoi de sms ou d’emails, la création de factures, et la gestion des clients.
Avec zapier, l’interconnexion de vos applications vous permet d’automatiser des tâches difficiles. Si vous devez réaliser toutes ces tâches vous-même, cela peut vous prendre plusieurs heures par jour. En vous servant de la plateforme zapier, vous gagnez ainsi en temps. L’automatisation de certaines de vos tâches, est importante, et vous permet de gagner du temps et de l’argent. L’outil zapier favorise une réduction des risques d’erreurs dans l’exécution de vos différentes tâches.
Pourquoi choisir zapier pour automatiser vos activités ?
Grâce à zapier, vous n’attendrez plus que vos développeurs conçoivent des logiciels personnalisés. Par le biais de l’automatisation de vos tâches, vous bénéficiez de trois avantages essentiels.
La cohérence
Les tâches répétitives et manuelles vous exposent à des risques d’erreurs et d’oublis. Parfois, vous êtes contraint d’effectuer des vérifications, pour vous assurer de la cohérence de vos informations. Bien entendu, les machines sont plus fiables que l’être humain, dans l’exécution des tâches chronophages, et simples. Avec zapier, les informations sont toujours cohérentes, et vous n’avez pas besoin de vérifications supplémentaires. En optant pour ce mode de fonctionnement, les résultats seront très vite remarqués dans le fonctionnement global de votre entreprise.
La visibilité
Grâce à zapier, vos workflows auront aussi de la visibilité. Lorsqu’une action est effectuée par un collaborateur, ou qu’il y a ajout de fichier d’un client au niveau de Dropbox, vous recevez en même temps une notification. Votre équipe a la possibilité de suivre les actions en interne, qu’il s’agisse de l’utilisation du Slack ou du courriel.
L’accélération des tâches
L’outil zapier a la capacité d’accélérer les tâches quotidiennes de votre entreprise. En voulant télécharger l’ensemble des fichiers clients sur un dossier Dropbox, vous n’aurez qu’à créer un zap pour chaque client. Il n’est donc pas nécessaire de réaliser des téléchargements de façon manuelle, ce qui vous fait économiser du temps.
